Office & Administration Manager

Architectenbureau.

Als office manager ben je het centrale aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners en ondersteun je het team bij de dagelijkse werking van het architectenbureau. Je zorgt voor een vlotte organisatie en combineert administratieve taken met financiële opvolging en interne coördinatie. Je werkt nauw samen met de zaakvoerder en de operationele manager.

Financieel beheer: opmaken en versturen van facturen, opvolgen van betalingen en verwerken van inkomende facturen.
Onthaal en communicatie: ontvangen van bezoekers, beheren van mailbox en telefoon en beantwoorden of doorverwijzen van vragen.
Planning en kantoorbeheer: organiseren van afspraken, beheren van kantoormateriaal en opvolgen van leveranciers.
Administratieve ondersteuning: beheren van documenten, dossiers en correspondentie, ondersteunen van architecten en actualiseren van gegevens in ArchX.
HR-administratie: ondersteunen bij personeelsdocumenten, prestatiestaten, verzekeringen en opleidingen.
Interne organisatie en ICT: coördineren van praktische activiteiten en fungeren als eerste aanspreekpunt bij eenvoudige ICT-problemen.

• Je beschikt over een bachelor en meer dan 5 jaar relevante ervaring in office management of administratie.
• Je hebt ervaring met facturatie en werkt nauwkeurig met financiële gegevens.
• Je beheerst MS Office goed; kennis van ArchX is een pluspunt.
• Interesse in architectuur, bouw, renovatie is mooi meegenomen.
• Je communiceert vlot, bent klantgericht en gaat discreet en betrouwbaar om met informatie.
• Je werkt zelfstandig, organiseert efficiënt en bewaakt deadlines.
• Je bent proactief, denkt oplossingsgericht en volgt taken nauwgezet op.

Je komt terecht in een betrokken team binnen een architectenbureau.
Je krijgt een veelzijdige voltijdse functie met verantwoordelijkheid en afwisseling, aangevuld met een marktconforme verloning.