Administratief medewerker evenementen

Leidinggevende en/of coördinerende taken

• Zelfstandig coördineren van verschillende activiteiten en projecten.
• Het actief bijdragen aan de verdere optimalisatie van processen en procedures binnen het team evenementen.
• Adviserende - beleidsondersteunende taken

• Aanreiken van cijfers, voorstellen en signalen ter ondersteuning van beleid en planning.
• Actief meedenken over verbeteringen in werking, klantvriendelijkheid en dienstverlenin
• Uitvoerende taken

• Medebeheer van het gemeentelijk evenementenloket:Opvolging van aanvragen van evenementen via evenementenloket Flowlab:nazien van aanvragen op volledigheid
• inwinnen van adviezen indien nodig
• afstemmen met gemeentelijke Uitleendienst over materialen
• eerste aanspreekpunt voor organisatoren bij vragen

Periodiek opmaken van dossiers voor het college van burgemeester en schepenen van evenementaanvragen voorzien van de nodige adviezen over veiligheid (brandweer en politie), milieuvoorschriften en regelgeving rond evenementen algemeen.

Occasioneel logistieke ondersteuning bij evenementen (gemeentelijke):Opbouw en afbraak van evenementen.
Logistieke ondersteuning tijdens evenementen: opvolging inzet vrijwilligers, opvolging catering etc.

• AdministratiefBeheren van de algemene administratie van de dienst evenementen (mailboxen en telefonie).
• Financieel en budgetbeheer en bestellingen.
• Opvolgen van subsidieaanvragen voor buurtfeesten.
• Opvolgen van de samenwerkingsovereenkomst herbruikbare bekers en de facturatie ervan.
• Periodiek verwerken van activiteiten van de Uit-databank in functie van de communicatie van het vrijetijdsaanbod.
• Opvolgen van de uitleen van materialen door interne diensten.
• Bijhouden van de digitale mappenstructuur, klassement en archief.
• Voorbereiden van rapporten, verslagen en interne documenten.

Communicatieve taken

Verschaffen van duidelijke, klantgerichte en correcte informatie op een professionele manier aan burgers, verenigingen en andere externe partners.
Communiceren zowel naar collega’s binnen je team als collega’s organisatie-breed als naar derden.
Noden en behoeften signaleren om een goede en efficiënte dienstverlening te kunnen garanderen.
Contacten onderhouden met derden relevant voor de functie en in het kader van uitvoering van beslissingen.

• Bezitten van een middelbaar diploma of hiermee gelijkgesteld
• Bezitten van een rijbewijs B
• Grondige administratieve vakkennis- en vaardigheden die vereist zijn voor de uitvoering van de functie.
• Beschikken over grondige kennis van Word, Excel en Outlook.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Taalvaardig (mondeling en schriftelijk) bij het verder helpen en/of doorverwijzen van interne en externe klanten.
• Beschikken over organisatietalent en een probleemoplossend vermogen.
• Beschikken over algemene kennis van een lokaal bestuur.

Contract van onbepaalde duur met een tewerkstelling van 19u per week
Elektronische maaltijdcheques worden aangeboden t.b.v. 10,00 € per prestatie van 07u36 waarvan 1,09 € zelf ten laste wordt genomen.
Indien je je met de fiets van en naar het werk verplaatst, ontvang je hiervoor ook een vergoeding van 0,37 €/km.
Volledige ten laste name openbaar vervoer in het kader van woon-werk verkeer.
Indien je reeds in het verleden gewerkt hebt in de privésector of als zelfstandige en indien de ervaring relevant is voor de functie, kunnen deze jaren meegerekend worden als anciënniteit bij de berekening van je maandwedde.
Indien je reeds voor een ander openbaar bestuur hebt gewerkt, kunnen ook deze jaren meetellen als anciënniteit. Je dient dit te bewijzen aan de hand van tewerkstellingsattesten en functiebeschrijvingen.
Een bruto-aanvangswedde van € 1 222,15 en een bruto-eindwedde van € 2 236,86 (op maandbasis, 38/38).
Het bedrag van je netto maandwedde is afhankelijk van je niveau en trap binnen onze vastgestelde weddeschalen (in functie van verworven anciënniteit) en van je persoonlijke situatie (burgerlijke staat, personen ten laste enz.,…).
Goede balans werk/privé.
Gunstige verlofregeling.
Diverse opleidingsmogelijkheden.
2 de pensioenpijler.

Anderen bekeken ook

IT System Engineer

DP World Antwerp

Antwerpen & Haven

Head of Sales Marketplace

Autorola Marketplace via De

Aartselaar

Administratief-commercieel medewerker ex

FIRST Shipping

Borgerhout

Diamantsector – Deskundigen

Federale Overheidsdienst Eco

Antwerpen

Zelfstandig Uitbater Standaard Boekhande

Standaard Boekhandel

Wilrijk

Commercieel vertegenwoordiger Horeca kas

Unipage BV

Antwerpen

CFO

VAB

Zwijndrecht

Assistant Manager (Compliance)

STATE BANK OF INDIA

Antwerpen & Haven

Marketing en PR Manager

VBKU Belgie

Antwerpen

Operations Planning Coordinator Breakbul

DP WORLD ANTWERP

Doel

IT System Engineer

DP World Antwerp

Antwerpen & Haven

Head of Sales Marketplace

Autorola Marketplace via De

Aartselaar

Administratief-commercieel medewerker ex

FIRST Shipping

Borgerhout

Diamantsector – Deskundigen

Federale Overheidsdienst Eco

Antwerpen

Zelfstandig Uitbater Standaard Boekhande

Standaard Boekhandel

Wilrijk

Commercieel vertegenwoordiger Horeca kas

Unipage BV

Antwerpen

CFO

VAB

Zwijndrecht

Assistant Manager (Compliance)

STATE BANK OF INDIA

Antwerpen & Haven

Marketing en PR Manager

VBKU Belgie

Antwerpen

Operations Planning Coordinator Breakbul

DP WORLD ANTWERP

Doel

#COMPANYLOGO#

#JOBNAME#

#COMPANY#

#LOCATION#