Management Officer - tijdelijk

Sta je open voor een tijdelijke functie? Heb je ervaring in een coördinerend functie, ben je sterk met cijfers en schrikt HR-gerelateerde taken jou niet af? Dan is deze vacature iets voor jou! Een grote speler in de luchtvaart is op zoek naar een management officer voor een collega tijdelijk te vervangen.

De job

Administratief beheer

Toezicht houden op en beheren van de dagelijkse kantooractiviteiten, waaronder receptie, postverdeling, aankoop van kantoorbenodigdheden en onderhoud van apparatuur.
Assisteren bij de implementatie van kantoorbeleid en -procedures om de efficiëntie te verbeteren, processen te stroomlijnen en naleving van de bedrijfsrichtlijnen te waarborgen.
Beheren van agenda's, afspraken en reisregelingen voor leidinggevenden of medewerkers indien nodig.
Personeelsdossiers, contracten en andere relevante documenten onderhouden en actualiseren.
Assisteren bij de voorbereiding en coördinatie van vergaderingen, conferenties en evenementen.
Facilitair en resourcebeheer

Toezicht houden op facilitaire werkzaamheden, waaronder gebouwonderhoud, schoonmaakdiensten en beveiligingsmaatregelen.
Beheren van de kantoorinventaris, waaronder kantoorbenodigdheden, apparatuur en meubilair, en zorgen voor voldoende voorraadniveaus.
Coördineren met leveranciers, dienstverleners en aannemers om een tijdige levering van diensten te garanderen en eventuele problemen of afwijkingen op te lossen.
Toezicht houden op de organisatie en het gebruik van kantoorruimtes, met een efficiënte toewijzing en benutting van middelen als doel.
Financiële en budgettaire verantwoordelijkheden

Opvolgen en beheren van kantooruitgaven, inclusief budgetplanning, kostenbeheersing en verwerking van facturen.
Samenwerken met de financiële afdeling om kantooruitgaven op te volgen, rekeningen af te stemmen en financiële rapporten op te stellen.
Assisteren bij de opmaak en opvolging van afdelingsbudgetten en aanbevelingen doen voor kostenbesparende maatregelen waar nodig.
Communicatie en coördinatie

Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders door vragen te beantwoorden, problemen op te lossen en algemene ondersteuning te bieden.
Effectieve communicatie en samenwerking tussen afdelingen bevorderen, zodat informatie vlot doorstroomt en relevante updates tijdig worden verspreid.
Ondersteuning van Human Resources

De HR-afdeling ondersteunen bij wervingsprocessen, waaronder het publiceren van vacatures, het plannen van sollicitatiegesprekken en het coördineren van de selectie van kandidaten.
Assisteren bij onboarding- en offboardingprocessen en ervoor zorgen dat alle noodzakelijke administratie en documenten correct worden afgehandeld.
Personeelsdossiers, tijdsregistratiesystemen en verlofadministratie beheren.

• vlotte kennis Nederlands, Frans en Engels
• relevante werkervaring, zowel in administratie als basis boekhouding
• organisatorisch sterk en vlotte communicatie

• tijdelijke functie
• mooie verloning
• maaltijdcheques
• leerrijke ervaring
• Heb je interesse? Aarzel niet en solliciteer!