Allround onthaalmedewerker voor dynamisch notariskantoor in hartje Gent

Hou je van contact met mensen? Heb je graag snel resultaat en weet je van aanpakken? Dan is deze rol voor jou!

Wat houdt jouw job in?

Als allround onthaalmedewerker:

• maak je deel uit van Team Akte Support;
• verwelkom je de cliënten op een hartelijke manier, begeleid je hen naar de aktezaal en bied je hen iets te drinken aan;
• zorg je ervoor dat het onthaal en alle aktezalen ordelijk zijn;
• beantwoord je in eerste lijn de telefonische oproepen;
• beheer je de kantoormailboxen en sta je in voor de fysieke en digitale verwerking van de post;
• ben je de rechterhand van de office manager;
• zorg je voor een efficiënt agendabeheer: je plant inlichtingenafspraken in, volgt proactief voorlopig gemaakte afspraken op, je wijst een passende vergaderzaal toe aan de afspraken enzoverder;
• voer je de eerstelijnscommunicatie met leveranciers (bv. bij een softwareprobleem bel je naar onze it-dienst en geef je een stand van zaken mee aan de collega’s);
• ben je flexibel en sta je open voor andere diverse administratieve taken;
• schrikken stressmomenten jou niet af en kan je snel schakelen tussen verschillende taken en noden;
• schrijf je je collega’s en notarissen in voor opleidingen;
• bestel je tijdig kantoorbenodigdheden door een proactieve opvolging van de voorraad;
• ondersteun je je collega’s van Team Postakte met het opmaken en versturen van afschriften van akten;
• ben je de ontzorger van het kantoor;
• …
• Wie ben jij?

• Je bent een energiek persoon die elke cliënt een warm welkom geeft dankzij een geduldige, respectvolle en vriendelijke aanpak.
• Je spreekt en schrijft duidelijk, vlot en correct.
• Je bent een duizendpoot die hands-on en efficiënt werkt en houdt van een gevarieerd takenpakket.
• Je kan de rust bewaren en de juiste prioriteiten stellen.
• Je hebt een zekere ‘maturiteit’, want er wordt verwacht dat je het onthaal ‘draagt’.
• Je beheerst Outlook, Word en Excel en je beschikt over een zeer vlotte klaviervaardigheid.
• Je raakt snel vertrouwd met nieuwe digitale tools en technologieën.
• Je kan telefonische oproepen vlot beantwoorden in de Franse en Engelse taal.
• Ervaring in een gelijkaardige rol is een pluspunt.

• deeltijdse tewerkstelling van 50 à 80%
• collegiale sfeer met aandacht en tijd voor welzijn en plezier op het werk;
• je krijgt een uitgebreide interne opleiding;
• mogelijkheid tot het volgen van externe opleidingen;
• verloning in functie van je ervaring en kennis met daarbovenop extralegale voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, cao-premie, tussenkomst verplaatsingskosten woon-werkverkeer, ecocheques en vijf sectorale vakantiedagen bovenop je wettelijke vakantie;
• na 1 jaar recht op bijkomende vakantie, namelijk drie extralegale vakantiedagen per kalenderjaar;
• diverse groepsactiviteiten: nieuwjaarsdiner, jaarlijks teambuildingweekend, midzomeractitviteit enzoverder;
• ...
• Anderen bekeken ook
• #COMPANYLOGO#
• #JOBNAME#
• #COMPANY#
• #LOCATION#