Assistante de gestion administrative

About this jobPour l'un de nos client spécialisée en voie ferrée, se situant à la Louvière, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) en gestion administrative.

Vos responsabilitésGestion administrative : assurer le classement, l’archivage et le suivi des documents administratifs, encoder les données et tenir les dossiers à jour.
Suivi des chantiers : préparer et assurer le suivi administratif des dossiers liés aux chantiers ferroviaires, notamment les documents nécessaires au démarrage et au suivi des travaux.
Gestion documentaire : collecter, vérifier et centraliser les documents techniques, les rapports d’intervention, les bons de commande et les comptes rendus.
Gestion des plannings : apporter un soutien dans l’organisation des interventions, des réunions et des déplacements des équipes.
Suivi des commandes et de la facturation : encoder les commandes, vérifier les factures et assurer le suivi administratif auprès des fournisseurs et des sous-traitants.
Communication interne et externe : assurer les échanges avec les collaborateurs, les chefs de chantier, les clients, les fournisseurs et les différents partenaires.
Gestion des tableaux de suivi : mettre à jour les fichiers Excel, les bases de données et les outils de reporting afin de garantir la fiabilité des informations.
Support aux équipes opérationnelles : répondre aux demandes administratives des équipes de terrain et faciliter la circulation des informations entre les différents services.
Respect des procédures : veiller au respect des procédures internes et des exigences documentaires propres au secteur ferroviaire.

Vous disposez d’une formation en administration, secrétariat ou gestion.
Vous justifiez idéalement d’une première expérience dans une fonction administrative, de préférence dans le secteur de la construction, des travaux publics ou du ferroviaire.
Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office et Excel.
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), autonome et capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
Vous disposez d’un bon sens de la communication et appréciez le travail en équipe.
Vous faites preuve de discrétion, de réactivité et d’un bon esprit d’analyse.
Une connaissance du secteur ferroviaire et de ses procédures constitue un atout.

• Contrat en vue d'engagement après une période d'intérim.
• Salaire selon expérience
• Entreprise familiale
• temps pleins avec possibilité de faire un 4/5e